Jak zorganizować czas podczas pracy/nauki zdalnej?
Pandemia COVID-19 przymusowo zamknęła nas w domach, a na wielu z nas wymusiła przejście na naukę i pracę zdalną. Zobacz, jak zorganizować sobie czas, by skutecznie pracować i uczyć się nie mając zewnętrznego nadzoru.
Ustal priorytety i pamiętaj o kontakcie z zespołem
Samodzielnie planując dzień, przygotuj listę obowiązków do wykonania. Jeżeli możesz, planuj z wyprzedzeniem zapisując wszystkie daty deadline’ów oraz notując najważniejsze zadania do wykonania w każdym dniu. Spróbuj sam ustalić, co jest Twoim priorytetem. Rozpoczynaj wykonywanie obowiązków od rzeczy, które są pilne (na przykład termin oddania konkretnego zadania upływa dziś) i bardzo ważne. Takie rozpisanie obowiązków ułatwi Ci ich realizację. Ustal, ile czasu możesz maksymalnie poświęcić na jedno zadanie.
Jeżeli wiesz, że nie zdążysz z realizacją konkretnego zadania, poinformuj o tym swojego przełożonego i zespół. Być może znajdzie się ktoś, kto Ci pomoże. Podczas pracy zdalnej o wiele trudniej rozpoznawać potrzeby całego zespołu, dlatego warto postawić na przynajmniej jedną wspólną formę komunikacji pracowników. Może to być codzienna telekonferencja trwająca do kilkunastu minut, na której każdy opowiada, jakie obowiązki ma w konkretnym dniu do wykonania oraz czy potrzebuje pomocy innych członków zespołu. Równie przydatne są wszelkiego rodzaju aplikacje czy zwyczajny czat w mediach społecznościowych, gdzie pracownicy informują się wzajemnie o postępach prac nad projektem i mogą być ze sobą w kontakcie w czasie rzeczywistym.
Korzystaj z kalendarza i zegarka
Nie pracuj bez opamiętania, ale zaplanuj, że na wykonanie jednej czynności, przykładowo wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego, poświęcisz 15 minut (oczywiście możesz ustawić inną liczbę minut, ale niech będą to raczej krótsze odcinki czasowe – maksymalnie godzina). Ustaw minutnik lub budzik tak, by zaalarmował Cię, że 15 minut minęło. Przez ten czas zrezygnuj z wszelkich rozpraszaczy. Oczywiście, wyjątkiem są tu telefony od klientów czy też oczekiwanie na bardzo ważnego e-maila, na którego musisz odpisać w ciągu kilku minut.
Nie sprawdzaj poczty, nie przeglądaj mediów społecznościowych, nie pisz SMS-ów. Skup się na zadaniu. Ani się obejrzysz, a budzik zadzwoni, by dać Ci znać, że czas minął. Po dźwięku alarmu upewnij się, czy kwadrans wystarczy na realizację całego zadania. Jeśli jeszcze potrzebujesz trochę czasu, ponownie ustaw budzik na 15 minut. Technika 15 minut zmieni Twoją perspektywę – nie mierzysz się od razu z ośmiogodzinnym dniem pracy, ale z krótszym odcinkiem czasowym, który nie wydaje Ci się aż tak przerażająco długi. Poza tym wykorzystasz produktywnie niemal każdą minutę swojej pracy. Dodatkowo zdobędziesz cenne informacje na temat tego, ile w rzeczywistości czasu potrzebujesz na wykonanie zadania.
Pamiętaj o przerwach
Niektórzy z nas mają problem z mobilizowaniem się do pracy czy samodzielnej nauki, inni natomiast wręcz przeciwnie – pracując czy ucząc się zdalnie potrafią tak skupić się na swoich obowiązkach, że nie zwracają uwagi na to, jak szybko mija im czas. Oczywiście, stan takiego flow jest bardzo przydatny, czujemy wenę i pracujemy produktywnie, ale pamiętajmy, że nie możemy zapracowywać się.
W pracy czy w szkole mielibyśmy przerwy. Dlatego pamiętajmy o nich podczas realizacji codziennych obowiązków. Przerwy możesz wyznaczyć o stałych porach dnia. Może Cię o nich również – tak jak w przypadku opisanej powyżej techniki 15 minut – informować dzwoniący alarm.
Zorganizuj miejsce do pracy czy nauki
Poza organizacją czasu pracy, równie istotne jest przygotowanie miejsca, w którym będziesz realizować swoje obowiązki. Jeśli chcesz pracować w piżamie leżąc w łóżku – w porządku. Pamiętaj jednak, że w ten sposób możesz nieco zatracić granicę pomiędzy miejscem odpoczynku, a pracy. Dlatego lepiej na przykład przygotować sobie biurko, przy którym będziesz pracować – będzie to jednoznacznie dla Ciebie przestrzeń do pracy, a inne miejsca przeznaczyć na odpoczynek.
Zadbaj także o to, by nie pracować w piżamie. Założenie stroju jak do biura pełni funkcję naturalnego mobilizatora, ponieważ tworzy w Twojej głowie skojarzenie, że już niedługo rozpoczniesz pracę czy naukę.
A Ty, czy wypracowałeś już swoje własne, inne metody na to, by zorganizować sobie pracę czy naukę w Twoim domowym biurze?
